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PORTARIA Nº 736, DE 27 DE OUTUBRO DE 2020

Publicado: Quinta, 29 de Outubro de 2020, 15h46 | Última atualização em Quinta, 29 de Outubro de 2020, 15h50

Dispõe sobre a Política de Gestão Documental do Ministério do Turismo, cria a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SubSIGA e a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, no âmbito do Ministério do Turismo.

O MINISTRO DE ESTADO DO TURISMO, no uso das suas atribuições que lhe confere o art. 87, parágrafo único, inciso II, da Constituição, resolve:

CAPÍTULO I

DA POLÍTICA DE GESTÃO DO PATRIMÔNIO DOCUMENTAL

Art. 1º Estabelecer a Política de Gestão do Patrimônio Documental do Ministério do Turismo, com vistas a salvaguardar o patrimônio documental, em razão de seu valor de prova, informação e apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico.

Parágrafo único. Para os fins previstos nesta Portaria entende-se por:

I - gestão do patrimônio documental: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, à classificação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos de arquivo em fase corrente e intermediária, com vistas à sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente; e

II - documentos de arquivo: todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive magnético, óptico ou digital, produzidos e recebidos pelo Ministério do Turismo em decorrência do exercício de suas funções e atividades específicas ou administrativas.

Art. 2º A responsabilidade de viabilizar a implementação da Política de Gestão Documental é de todo o corpo funcional do Ministério do Turismo, de acordo com a própria atribuição e hierarquia, e deve envolver as seguintes categorias:

I - administração geral: é a autoridade máxima administrativa de cada órgão, responsável pela real viabilidade da Política de Gestão Documental e pelo apoio integral à implantação dessa política, alocando recursos humanos, materiais e financeiros necessários e promovendo o envolvimento de todos;

II - gestores de unidades, chefias imediatas e grupos de trabalho: são os responsáveis por garantir que os membros das suas equipes produzam e mantenham documentos como parte de suas tarefas e rotinas, conforme estabelecido em normas internas; e

III - servidores, empregados públicos e colaboradores: são os responsáveis pela produção, uso, tratamento e arquivamento dos documentos arquivísticos em suas atividades cotidianas, bem como pela observação e vigilância quanto às orientações, recomendações e procedimentos internos, devendo, em caso de dúvidas, dificuldades ou sugestões, contatar a área responsável pela gestão documental no âmbito de sua organização.

Art. 3º Ficam estabelecidos os seguintes instrumentos arquivísticos de gestão documental do Ministério do Turismo:

I - Plano de Classificação de Documentos;

II - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos;

III - Manual de Gestão de Documentos;

IV - Manual de Assistência Técnica Documental; e

V - Proposta de Política de Preservação Digital.

Parágrafo único. Os instrumentos arquivísticos de gestão documental serão avaliados pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério do Turismo - CPAD, cabendo ao Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, aprovar o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da área fim e os respectivos prazos de guarda submetidos à homologação do Ministro de Estado do Turismo, pelo Secretário-Executivo, que providenciará a publicação.

Art. 4º O descarte ou alienação de acervos impressos, digitais ou de qualquer outro tipo de suporte deve ser precedido de avaliação com a finalidade de identificar o valor e o ciclo de vida do mesmo nas suas diversas fases, identificando o uso e a função da documentação como patrimônio institucional.

Parágrafo único. Fica vedada a eliminação dos documentos relacionados à atividade fim do Ministério do Turismo, até que seja elaborada a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das atividades finalísticas, e somente após a avaliação do valor histórico pela CPAD, de acordo com o estabelecido no art. 10 do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, na Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014 e suas alterações, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

CAPÍTULO II

DA SUBCOMISSÃO DE COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Art. 5º Fica instituída, no âmbito do órgão setorial do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SubSIGA, no âmbito do Ministério do Turismo.

Art. 6º A SubSIGA tem como objetivos:

I - identificar as necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas ao órgão central do SIGA de que tratam os arts. 3º e 9º do Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003.

II - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo das Unidades do Ministério do Turismo e órgãos vinculados.

Parágrafo único. A SubSIGA deverá elaborar seu Regimento Interno, definindo suas competências conforme Decreto nº 4.915, de 2003, no prazo de noventa dias após o ato de designação de seus membros, o qual será submetido à aprovação do Ministro de Estado do Turismo.

Art. 7º Integram a SubSIGA:

I - órgão setorial: unidade do Ministério do Turismo responsável pelas atividades de gestão documental; e

II - órgãos seccionais: unidades das entidades vinculadas ao Ministério do Turismo responsáveis pelas atividades de gestão documental.

Art. 8º A SubSIGA será composta por:

I - dois representantes do Ministério do Turismo, sendo um deles o titular do órgão setorial; e

II - um representante de cada órgão seccional, a ser indicado pelos respectivos dirigentes máximos.

§ 1º Cada titular terá seu respectivo suplente, todos designados pelo Ministro de Estado do Turismo.

§ 2º O titular do órgão setorial exercerá a função de Presidente da SubSIGA.

§ 3º O segundo representante titular do Ministério do Turismo exercerá a função de Vice-Presidente da SubSIGA.

Art. 9º Os membros integrantes da SubSIGA deverão ser atuantes na área de gestão documental, na ordem respectiva de preferência à indicação, que se enquadrem em um ou mais dos parâmetros:

I - servidor efetivo ocupante de cargo de Arquivista;

II - servidor efetivo ou comissionado que possua formação acadêmica em Arquivologia;

III - servidor efetivo ou comissionado que possua experiência profissional na área de gestão de documentos de no mínimo dois anos; ou

IV - servidor efetivo ou comissionado ocupante de funções responsáveis pela área de gestão de documentos.

Parágrafo único. Poderá ser indicado, na ausência de servidores que se enquadrem nos parâmetros anteriores, servidor efetivo ou comissionado responsável ou atuante na temática de gestão de documentos na instituição.

Art. 10. O quórum de reunião da SubSIGA é de um terço de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

CAPÍTULO III

DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Art. 11. Fica instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Ministério do Turismo - CPAD, vinculada à Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração.

Art. 12. A CPAD será constituída de representantes, servidores efetivos com vasto conhecimento técnico da área de formação equivalente e da unidade de lotação, na qualidade de titular e suplente.

Art. 13. A CPAD terá a finalidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do Ministério do Turismo, visando estabelecer prazos de guarda e destinação final de documentos de arquivo.

Parágrafo único. A CPAD deverá elaborar seu Regimento Interno definindo suas competências conforme Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, no prazo de noventa dias após o ato de designação de seus membros, o qual será submetido à aprovação do Ministro de Estado do Turismo.

Art. 14. A CPAD terá a seguinte composição:

I - um servidor efetivo com formação em Arquivologia, que a presidirá; e

II - um servidor efetivo de cada secretaria, com conhecimento técnico das atividades desempenhadas pela unidade.

§ 1º Cada membro da CPAD deverá ter um suplente, que o substituirá nas suas ausências e impedimentos, com formação ou conhecimento técnico equivalente.

§ 2º Os membros da CPAD serão designados pelo titular do órgão ou da entidade dentre os seus servidores.

§ 3º A Secretaria-Executiva da CPAD será exercida por um dos servidores a que se refere o inciso II do caput, designado pelo presidente da Comissão.

§ 4º O Presidente da CPAD poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicas ou privadas e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.

Art. 15. O quórum de reunião da CPAD é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.

§ 1º Além do voto ordinário, o Presidente da CPAD terá o voto de qualidade em caso de empate.

Art. 16. Os membros da CPAD serão responsáveis pela orientação e acompanhamento das normas elaboradas pelo grupo, em cujas reuniões deverão apresentar propostas para aperfeiçoar os instrumentos de gestão.

Art. 17. Os membros da CPAD terão as atribuições em conformidade com sua área de conhecimento:

I - o servidor efetivo com formação em Arquivologia, além de suas atribuições profissionais, previstas na Lei nº 6.546, de 4 de julho de 1978, deverá:

a) assessorar a aplicação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades meio do Poder Executivo Federal, aprovados pela Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, do Arquivo Nacional;

b) elaborar e revisar, com o auxílio dos demais membros ou empresa especializada, o Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim do órgão;

c) orientar na elaboração das Listagens de Eliminação de Documentos; e

d) orientar na elaboração dos Termos de Eliminação e os Editais de Ciência de Eliminação de Documentos em consonância com o disposto na Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014.

II - o servidor efetivo de cada secretaria, além de suas atribuições profissionais, deverá colaborar com a CPAD para o entendimento dos conjuntos documentais que estão sendo avaliados, tendo em vista conhecimento das atividades desempenhadas no setor em que está lotado, ou de unidade ou programa no qual atuou.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 18. As reuniões de caráter ordinário da CPAD e a SubSIGA se realizarão semestralmente, e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de dois terços dos membros.

Art. 19. O órgão encarregado de prestar apoio administrativo à CPAD e à SubSIGA será a Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração.

Art. 20. Os membros da CPAD e da SubSIGA que se encontrem no mesmo ente federativo se reunirão presencialmente, e os membros que se encontrem em outros entes federativos se reunirão por meio de videoconferência.

Art. 21. As participações na CPAD e na SubSIGA serão consideradas prestação de serviço público relevante, não remunerada.

Art. 22. É vedada a divulgação de discussões em curso sem a prévia anuência do titular do órgão ao qual o colegiado esteja vinculado.

Art. 23. Os servidores designados para ocuparem Gratificações Temporárias das Unidades dos Sistemas Estruturadores da Administração Pública Federal - GSISTES do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - SIGA, no órgão setorial, serão responsáveis por subsidiar a execução das atividades críticas de competência da SubSIGA e da CPAD, no âmbito do Ministério do Turismo.

Art. 24. As unidades seccionais deverão constituir suas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos conforme Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002.

Art. 25. As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos das unidades seccionais se reunirão para deliberações ordinárias e extraordinárias, conforme dispuser seus respectivos Regimentos Internos.

Art. 26. Esta Portaria entrará em vigor e produzirá efeitos na data de sua publicação.

MARCELO HENRIQUE TEIXEIRA DIAS

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